PROPA FRIVILLIG GUIDE
Velkommen som frivillig i PROPA!
Vi vil gøre alt for, at du skal føle dig hjemme i vort stærke fællesskab.
Frivillig GUIDEN er for dig, som er frivillig i PROPA. Guiden er tænkt som et værktøj for bestyrelsesmedlemmer i Prostatakræftforeningen PROPA, såvel i Hovedbestyrelsen og i dets udvalg som i regionerne og lokalafdelingerne samt øvrige frivillige i patientstøtte- og pårørendegrupper.
Udgangspunktet er Prostatakræftforeningens vedtægter, beslutninger truffet af Landsmødet og vedtagelser, som Hovedbestyrelsen har foretaget.
Hovedbestyrelsen kan nedsætte udvalg/ arbejdsgrupper til løsning af særlige opgaver.
Frivillig GUIDEN udgives kun i elektronisk form, men du vil kunne printe siderne fra Guiden. Du finder links til alt materiale nedenfor.
Arbejdet i foreningen er baseret på frivillighed og et personligt engagement. Der ydes ikke betaling for det arbejde, man udfører, men foreningen dækker de direkte udgifter og transport ved deltagelse i arbejdet.
Som frivillig i PROPA har man tavshedspligt om de personlige og følsomme oplysninger, man måtte komme i besiddelse af.
November 2021
Tonny Clausen, Landsformand
* AKTUELT MATERIALE *
KOMMISSORIER FOR UDVALG:
>AFU – Aktivitets- og Frivilligudvalg
LOGOMATERIALE:
Hvis du har brug for logomateriale – nyt eller eksisterende – kan du altid kontakte Sekretariatet.
Ifølge vedtægterne er alt foreningsarbejde, udført af bestyrelsen selv samt medlemmer af regionale og lokale grupper, ulønnet – men rimelige udlæg refunderes.
Afregningsskema kan indsendes løbende, men senest d. 15. i måneden efter hvert kvartal. 4. kvartal skal være inde senest d. 20.12.
Kørsel til arrangement i lokalt eller regionalt regi afholdes af Regionen – afregningsskema indsendes til Regionens kasserer.
Kørsel til arrangement i landsregi afholdes af Landsforeningen – afregningsskema indsendes til PROPAs Sekretariat.
Foreningens særlige afregnings-blanket skal altid bruges!
Kørsel/rejser i PROPA regi:
Der ydes rejsegodtgørelse efter PROPAs regler, når pågældende medlem ”repræsenterer” PROPA, dvs.
– Hovedbestyrelsesmedlemmers rejser til landsmøde og hovedbestyrelsesmøder. Dette gælder også udvalgsformænd, redaktør og webmaster.
– Lokalformænds rejser til landsmøde.
– Regions-, lokalbestyrelsesmedlemmers og tovholderes* rejser til regionale/ lokale bestyrelsesmøder, seminarer og medlemsarrangementer.
Egen fortæring på rejse medtages som rejseudgift. Ved anvendelse af bil skal så vidt muligt flere medlemmer køre sammen.
Ved kørsel i egen bil godtgøres kørslen iht. statens lave takst.
*Regionale/lokale bestyrelsesmedlemmer og tovholdere er frivillige, der er ansvarlige for PROPAs aktiviteter i en eller flere kommuner – eller har ansvaret for en aktivitet, dækkende flere kommuner og regioner.
Kørsel og evt. honorar ved møder uden for PROPA regi
– Hvis eksterne inviterer os til at holde et indlæg på deres møde, bedes om km-penge, samt anmodes om donation af et beløb til PROPA. Km-pengene skal indbetales til PROPA, hvorfra km-pengene refunderes til PROPAs egen takst.
– Hvis vi selv tager initiativ til at holde et indlæg, kan det ikke forventes, at den eksterne tilbyder km-penge. Der udbetales km-penge af PROPA. Anmod gerne om donation til PROPA alligevel.
Foredragsholdere
Rejseudgifter til foredragsholdere honoreres efter statens takster.
Landsformanden og Hovedbestyrelsens medlemmer, redaktøren for PROPA NYT og formænd for de af Hovedbestyrelsen nedsatte udvalg kan årligt få det af staten godkendte tilskud (fra medio 2022 = 987,50 pr. kvartal) til telefon, internet m.m.
Lokalformænd/ tovholdere* kan efter samme regler få tilskud (fra juni 2022 = 550 kr. pr. kvartal).
Der ydes kompensation for hjemmekontor til Landsformanden. Godtgørelsen udgør 2.250 kr. årligt svarende til 562,50 kr. pr. kvartal.
De nævnte beløb dækker også udgifter til kontorhold, printerpapir og printerpatroner mm.
Der ydes normalt ikke dækning for yderligere. I ganske særlige tilfælde kan der søges om ekstra midler i Økonomiudvalget.
Man kan kun få godtgørelse for én funktion.
Afregningsblanket skal indsendes til sekretariatet senest d. 15 i måneden efter hvert kvartal. 4. kvartal skal være inde senest d. 20.12.
*Lokalformænd og tovholdere er frivillige, der er ansvarlige for PROPAs aktiviteter i en eller flere kommuner – eller har ansvaret for en aktivitet, dækkende flere kommuner og regioner.
Der ydes dækning af fortæring i forbindelse med udvalgsmøder (i 2021 på max. 150,00 kr. pr. deltager.)
Der ydes dækning for dokumenterede udgifter i henhold til de af Hovedbestyrelsen godkendte aktiviteters formål, tidsplan og budget.
Foreningens særlige afregnings-blanket skal altid bruges!
Andre udgifter dækkes efter forudgående aftale med Regionsformanden og på baggrund af dokumentation.
Bilag og kvitteringer skal være forsynet med forklarende tekst om formålet.
Lokaleleje, mødefortæring, gaver og rejseudgifter for foredragsholder ved medlemsmøder medtages som Mødeudgifter, og afregningsskema sendes i disse tilfælde til Regionens kasserer, som refunderer beløbet af Regionens “kasse”.
Foreningens særlige afregnings-blanket skal altid bruges!
Vedr. udgifter, som afholdes af Regionerne for de midler, de har modtaget fra Landsforeningen:
Regionerne skal aflevere regnskab for de midler, de har modtaget fra Landsforeningen, opdelt i:
- rejseudgifter
- bestyrelsesmøder
- medlemsmøder
UDGIFTER FOR KØRSEL:
Medlemmer af regions- og lokalbestyrelser, der er registreret i Sekretariatet, kan få dækket følgende rejseudgifter efter gældende takster:
- For bestyrelsesmedlemmer: Rejser til bestyrelsesmøder i egen region, henholdsvis i eget lokalområde.
- For mødelederen og en medhjælper: Rejser til medlemsmøder i egen region.
- For regionsformænd: Rejser til bestyrelsesmøder, medlemsmøder og andre PROPA-relaterede møder i egen region.
Følgende rejseudgifter dækkes IKKE:
- Rejser til Landsmødet.
- Rejser til medlemsmøder mv., hvor man deltager som almindeligt PROPA-medlem.
UDGIFTER VED REGIONSBESTYRELSESMØDER OG VED MEDLEMSMØDER I REGIONER OG LOKALAFDELINGER:
Der ydes dækning af udgifter til:
- Fortæring i forbindelse med max. 6 regionsbestyrelsesmøder årligt (i 2021 på max. 150,00 kr. pr. deltager.)
- Fortæring i forbindelse med max. 6 lokalbestyrelsesmøder årligt (i 2021 på max. 150,00 kr. pr. deltager.)
- Rejseudgifter og nødvendige opholdsudgifter til eksterne foredragsholdere.
- Gaver til eksterne foredragsholdere ved medlemsmøder (i 2021 på max 300,00 kr. pr. møde.)
—————
Vedr. udgifter, som afholdes af Regioner og Lokalafdelinger for eksterne midler:
Regioner og lokalforeninger disponerer selv over de midler, de har skaffet fra fonde mm. Alle midler skal forvaltes via regionens bankkonto, jf. PROPAs vedtægter.
GAVER:
Regionerne skal indsende alle midler modtaget som gaver til sekretariatet med cpr. nr. på giver, så det kan registreres i vores gavefond. Pengene bliver derefter sendt retur til regionens kasse.
REJSEUDGIFTER:
Der ydes dækning for rejseudgifter afholdt efter gældende regler som følger:
Rejse med offentlig transport dækkes fuldt ud for billigste rejsemulighed.
Kørsel i egen bil dækkes med statens laveste takst. Km regnskab skal vedlægges.
Der dækkes broafgift, bilag skal medfølge afregning.
Foreningens særlige afregnings-blanket skal altid bruges!
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og formænd for nedsatte udvalg samt personer, som i særlig grad har været aktive i foreningen, betænkes ved runde fødselsdage (50, 60, 70, 75, 80 og 90 år) med en vingave.
Ved længerevarende indlæggelse på sygehus eller hospice sendes blomster og ved dødsfald en bårebuket.
Deadline for PROPA NYT i 2022
| Udgave | Off. deadline
– advisering til redaktionen om indlæg |
Intern deadline
– sidste frist for aflevering af tekst og billeder |
Udgivelse
– start på distributionsugen af bladet |
| Nr. 1-23 |
15. jan. 2023 |
31. jan. 2023 |
28. febr. 2023 |
| Nr. 2-23 |
15. apr. 2023 |
30. apr. 2023 |
31. maj 2023 |
| Nr. 3-23 |
15. juli 2023 |
31. juli 2023 |
30. aug. 2023 |
| Nr. 4-23 |
15. okt. 2023 |
31. okt. 2023 |
30. nov. 2023 |
Input til Mødekalenderen i PROPA Nyt – nye arrangementer og rettelser til allerede indmeldte arrangementer – bedes sendt til sekretariat@propa.dk inden intern deadline. Du kan også sende input løbende, da aktivitetskalenderen på propa.dk altid bliver opdateret straks, vi modtager input.
Benyt dette skema til Aktivitetskalenderen
Input til Bestyrelsesoversigten – navne i lokal- og regionsbestyrelser – bedes sendt til sekretariat@propa.dk inden intern deadline. Du kan også sende input løbende, da oversigten over regions- og lokalbestyrelser på propa.dk altid bliver opdateret straks, vi modtager input.
Alle kan blive medlem i PROPA
Medlemskab kan tegnes som
- Enkeltperson – kontingent, kr. 285/år
- Husstand – kontingent, kr. 450/år
Erhverv ( privat firma, offentlig virksomhed, forening, institution eller organisation, der kan tilslutte sig foreningens formål) – kontingent, kr. 5.200/år
Proceduren for optagelse som medlem i foreningen er den samme for alle medlemsgrupper:
Man kan melde sig ind i Prostatakræftforeningen PROPA via hjemmesiden www.PROPA.dk eller ved at ringe til Landssekretariatet på tlf. 33 12 78 28.
Ved indmeldelser før 1. oktober betales fuldt medlemskontingent for indmeldelsesåret.
Medlemmer indmeldt efter 1. oktober opkræves et årskontingent, som så gælder resten af indeværende år samt hele det nye år. De bliver således først opkrævet nyt kontingent i slutningen af det næste kalenderår.
Rykkerprocedure
Alm. betalingsfrist for kontingent er 10. januar.
Primo februar udsendes fra Sekretariatet rykkerbrev til de medlemmer, som ikke har betalt kontingent inden fristens udløb den 15. januar. Ny forfaldsdato er 10. februar.
Betales kontingentet ikke inden denne dato, rykkes medlemmet hvis muligt pr. telefon af den pågældende region.
Hvis kontingentbetalingen ikke er indgået senest d. 1. april, slettes den pågældende som medlem.
PROPA er af myndighederne anerkendt som en velgørende forening. Det giver personer og virksomheder mulighed for at opnå fradrag for bidrag til PROPA.
Forholdet til pressen har stor betydning for PROPA
Det er derfor vigtigt, at henvendelser fra interessenter eller presse, der har landsdækkende eller principiel betydning, skal henvises til og besvares af Landsformanden eller i dennes fravær af Næstformanden.
Henvendelser, der alene har et lokalt formål eller interesse, skal henvises til den pågældende Lokal- eller Regionsformand eller Landsformanden.
Det er den sunde fornuft, der skal råde.